Specjalista ds. funduszy unijnych – kod 242232 w klasyfikacji zawodów i specjalności (KZiS 2025), zawód ten ujęto pod nazwą „Specjalista do spraw obsługi projektów i programów”. Specjalista ds. funduszy unijnych przygotowuje wnioski o dofinansowanie z programów Unii Europejskiej, prowadzi projekty od podpisania umowy do ich rozliczenia, sporządza wnioski o płatność i harmonogramy oraz kompletuje dokumentację zamówień i kosztów. Pracuje w instytucji zarządzającej lub pośredniczącej, w urzędzie, u beneficjenta albo w firmie doradczej, a część czasu spędza na kontrolach i wizytach monitoringowych w miejscach realizacji projektów.
Specjalista ds. funduszy unijnych – wymagania w stosunku do pracownika
- wykształcenie wyższe – najczęściej ekonomiczne, administracyjne lub prawnicze,
- znajomość zasad programów krajowych i regionalnych finansowanych z funduszy europejskich oraz wytycznych dotyczących kwalifikowalności wydatków,
- znajomość przepisów o zamówieniach publicznych, pomocy publicznej i finansach publicznych w zakresie potrzebnym do rozliczania projektów,
- umiejętność obsługi systemów teleinformatycznych do składania wniosków i rozliczeń, arkuszy kalkulacyjnych i edytorów tekstu,
- umiejętność budowania budżetu projektu, wskaźników i harmonogramu rzeczowo-finansowego,
- prawo jazdy kategorii B – przy wyjazdach na kontrole i wizyty monitoringowe,
- dokładność, odporność na presję terminów naborów i rozliczeń.
Inne nazwy stanowiska
Opis zagrożeń i ryzyk zawodowych na tej stronie obejmuje również stanowiska nazywane w dokumentacji zakładowej i ogłoszeniach o pracę:
- specjalista ds. funduszy europejskich,
- specjalista ds. projektów unijnych,
- konsultant ds. dotacji,
- specjalista ds. rozliczania projektów UE,
- opiekun projektu dofinansowanego.
Badania
- wstępne, okresowe i kontrolne badania lekarskie z zakresu medycyny pracy,
- ocena narządu wzroku w związku z pracą przy monitorze ekranowym powyżej 4 godzin dziennie,
- ocena zdolności do kierowania samochodem w celach służbowych – według uznania lekarza medycyny pracy, gdy pracownik jeździ na kontrole projektów.
Szkolenia bhp i inne
- szkolenie wstępne bhp – instruktaż ogólny i instruktaż stanowiskowy,
- szkolenie okresowe bhp – nie rzadziej niż co 6 lat (pracownicy administracyjno-biurowi),
- instruktaż bezpiecznego poruszania się po placach budowy i halach produkcyjnych beneficjentów podczas kontroli na miejscu,
- szkolenia z wytycznych dotyczących kwalifikowalności wydatków, zamówień i nieprawidłowości finansowych,
- szkolenie z ochrony danych osobowych i bezpieczeństwa informacji w systemach teleinformatycznych,
- szkolenie z udzielania pierwszej pomocy oraz ochrony przeciwpożarowej i ewakuacji.
Środowisko pracy
Specjalista ds. funduszy unijnych pracuje głównie w biurze, przy komputerze z dwoma monitorami, analizując wnioski, faktury, protokoły odbioru i dokumentację przetargową. Przed zamknięciem naborów i terminami rozliczeń pracuje pod dużą presją czasu, często po godzinach. Kilka razy w miesiącu wyjeżdża samochodem na kontrole na miejscu realizacji projektu – na budowy dróg i budynków, do hal produkcyjnych z nowymi maszynami, do szkół i placówek opieki – gdzie sprawdza zakupiony sprzęt, oznakowanie i postęp robót. Przenosi segregatory z dokumentacją i pracuje w archiwach. Na stanowisku wykorzystuje się:
- komputer z monitorami ekranowymi, systemy teleinformatyczne do obsługi wniosków i rozliczeń;
- arkusze kalkulacyjne, skaner i urządzenie wielofunkcyjne;
- telefon i zestaw słuchawkowy do wideokonferencji z beneficjentami;
- samochód służbowy lub prywatny używany do wyjazdów na kontrole;
- aparat fotograficzny lub telefon do dokumentowania stanu inwestycji;
- segregatory z dokumentacją projektową, regały i szafy archiwalne;
- kask ochronny i kamizelka ostrzegawcza do wizyt na budowach.
Identyfikacja zagrożeń
Czynniki fizyczne:
- praca przy monitorze ekranowym powyżej 4 godzin dziennie,
- długotrwała pozycja siedząca i obciążenie odcinka szyjnego kręgosłupa,
- wypadek drogowy podczas wyjazdów na kontrole projektów,
- uderzenie spadającym przedmiotem, potknięcie i upadek na placu budowy podczas kontroli,
- potrącenie przez maszynę budowlaną lub wózek widłowy w miejscu realizacji projektu,
- hałas w halach produkcyjnych i na budowach przy oględzinach,
- dźwiganie segregatorów i kartonów z dokumentacją, upadek z drabiny w archiwum,
- porażenie prądem od uszkodzonych urządzeń biurowych.
Czynniki psychofizyczne:
- presja terminów naborów, rozliczeń i kontroli,
- odpowiedzialność za prawidłowość wydatków i ryzyko korekt finansowych,
- praca w nadgodzinach przed zamknięciem naborów i okresów rozliczeniowych,
- konflikty z beneficjentami przy ustaleniach pokontrolnych,
- monotonia pracy z dokumentacją i duże obciążenie wzroku.
Środki ochronne
Poniżej przypisano środki ochronne do poszczególnych zagrożeń zidentyfikowanych na stanowisku specjalisty ds. funduszy unijnych.
Środki ochrony indywidualnej
- okulary korekcyjne do pracy przy monitorze, zgodnie z zaleceniem lekarza – praca przy monitorze ekranowym, obciążenie wzroku;
- hełm ochronny, kamizelka ostrzegawcza i obuwie ochronne przy kontrolach na budowie – uderzenie spadającym przedmiotem, potrącenie przez maszynę, potknięcie i upadek;
- ochronniki słuchu wydawane przez beneficjenta w halach i na budowach – hałas;
- rękawice robocze przy przenoszeniu kartonów z dokumentacją – dźwiganie segregatorów;
- zestaw słuchawkowy do wideokonferencji – obciążenie odcinka szyjnego kręgosłupa.
Środki ochrony zbiorowej i techniczne
- ergonomiczne stanowisko komputerowe z regulowanym krzesłem, podnóżkiem i uchwytami monitorów – praca przy monitorze, długotrwała pozycja siedząca;
- stabilne drabinki z platformą i regały z cięższymi segregatorami na dolnych półkach w archiwum – upadek z drabiny, dźwiganie segregatorów;
- wózki do przewozu dokumentacji – dźwiganie kartonów z dokumentacją;
- sprawny technicznie samochód z bieżącymi przeglądami – wypadek drogowy;
- okresowe przeglądy instalacji i urządzeń elektrycznych – porażenie prądem;
- elektroniczny obieg dokumentów i systemy teleinformatyczne ograniczające papierową dokumentację – monotonia pracy, dźwiganie segregatorów.
Środki organizacyjne
- przerwy w pracy przy monitorze co najmniej 5 minut po każdej godzinie – praca przy monitorze ekranowym, obciążenie wzroku;
- planowanie kontroli z uprzedzeniem beneficjenta, wejście na budowę tylko z przedstawicielem kierownika budowy i po instruktażu – uderzenie spadającym przedmiotem, potrącenie przez maszynę, hałas;
- planowanie tras i czasu przejazdów, unikanie jazdy po całodziennej pracy – wypadek drogowy;
- harmonogram pracy uwzględniający terminy naborów i rozliczeń, ewidencja i rekompensata nadgodzin – presja terminów, praca w nadgodzinach;
- zasada dwóch par oczu i procedury weryfikacji wydatków – odpowiedzialność za prawidłowość wydatków;
- kontrole w zespołach dwuosobowych i jasne procedury pokontrolne – konflikty z beneficjentami;
- rotacja zadań między analizą dokumentów a pracą terenową – monotonia pracy, długotrwała pozycja siedząca.
Czynniki szkodliwe i uciążliwe do skierowania na badania lekarskie
Poniższy wykaz ułatwia wypełnienie skierowania na badania profilaktyczne dla specjalisty ds. funduszy unijnych.
- czynniki fizyczne – praca przy monitorze ekranowym powyżej 4 godzin dziennie, hałas – okresowo podczas kontroli w halach i na budowach;
- czynniki chemiczne – brak;
- czynniki biologiczne – brak;
- inne czynniki, w tym niebezpieczne – kierowanie pojazdem w celach służbowych, przebywanie na placach budów podczas kontroli, dźwiganie dokumentacji, praca pod presją czasu.
Podobne stanowiska
Podstawa prawna
Klasyfikacja zawodów i specjalności została wprowadzona rozporządzeniem Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 21 października 2025 r. (Dz.U. z 2025 r. poz. 1534).