Pracownik biurowy – kod 411003 w klasyfikacji zawodów i specjalności, wprowadzonej rozporządzeniem Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 21 października 2025 r. (Dz.U. z 2025 r. poz. 1534). Pracownik biurowy wykonuje swoje zadania w unormowanym czasie pracy. Obowiązki powierzone mu przez pracodawcę wiążą się z:
- obsługą komputera i innych urządzeń biurowych,
- pracą z dokumentami,
- podróżami służbowymi.
Podczas wykonywania swoich obowiązków pracownik biurowy najczęściej przyjmuje pozycję siedzącą, czasem wymagane jest wykonywanie ręcznych prac transportowych, tj. przenoszenie dokumentów.
Pracownik biurowy – wymagania w stosunku do pracownika
- uprawnienia (zależnie od wymagań pracodawcy),
- kwalifikacje (zależnie od wymagań pracodawcy).
Badania
- wstępne badania lekarskie,
- okresowe badania lekarskie.
Szkolenia bhp i inne
- instruktaż ogólny bhp,
- instruktaż stanowiskowy,
- okresowe szkolenie bhp nie rzadziej niż co 6 lat,
- inne uznane przez pracodawcę za niezbędne.
Pracownik biurowy – środowisko pracy
Pracownik biurowy pracuje głównie w zamkniętych pomieszczeniach (tj. pokoje biurowe, sekretariat, recepcja). W pomieszczeniu pracy pracownika biurowego musi być zapewnione:
- światło dzienne i światło (300-500 lx),
- temperatura powietrza nie niższa niż 18°C,
- wilgotność na stanowisku wyposażonym w monitor ekranowy nie może być mniejsza niż 40%,
- powierzchnia co najmniej 2 m2 dla każdego pracownika.
Wyposażenie stanowiska pracownika biurowego to:
- biurko,
- fotel,
- regały i półki.
Podczas wykonywania swoich obowiązków pracownik używa:
- komputera,
- kserokopiarki,
- faksu,
- niszczarki,
- innych urządzeń biurowych.
Identyfikacja zagrożeń
Czynniki fizyczne:
- upadek na tym samym poziomie,
- poślizgnięcie się,
- upadek na niższym poziomie (schody),
- potknięcie się,
- uderzenie o wyposażenie biura,
- ostre przedmioty,
- mikroklimat,
- hałas,
- oświetlenie,
- energia elektryczna,
- gorące powierzchnie,
- pożar,
- gorące płyny.
Czynniki chemiczne:
- środki i preparaty do czyszczenia komputerów,
- tonery.
Czynniki psychofizyczne:
- obciążenie statyczne,
- stres.
Środki ochronne
Poniżej przypisano środki ochronne do poszczególnych zagrożeń zidentyfikowanych na stanowisku pracownika biurowego.
Środki ochrony indywidualnej
- okulary korekcyjne zapewnione przez pracodawcę, jeżeli wskażą na to wyniki badań okulistycznych – obciążenie narządu wzroku przy pracy z monitorem ekranowym.
Środki ochrony zbiorowej i techniczne
- fotel z regulacją wysokości, oparciem i podłokietnikami oraz ergonomiczne ustawienie monitora – obciążenie statyczne;
- oświetlenie stanowiska w zakresie 300–500 lx, bez olśnień i odbić na ekranie – oświetlenie;
- prowadzenie okablowania w listwach i kanałach poza ciągami komunikacyjnymi – potknięcie się, upadek na tym samym poziomie;
- sprzęt biurowy z aktualnymi przeglądami oraz sprawne listwy zasilające – energia elektryczna, pożar, gorące powierzchnie;
- stabilne regały oraz drabinka do sięgania po dokumenty z wyższych półek – upadek na niższym poziomie, uderzenie o wyposażenie biura;
- oznaczenie krawędzi schodów i sprawne poręcze – upadek na niższym poziomie (schody);
- wydzielenie hałaśliwych urządzeń (kserokopiarka, niszczarka) w osobnym, wentylowanym pomieszczeniu – hałas, tonery;
- klimatyzacja i sprawna wentylacja pomieszczeń – mikroklimat;
- gaśnica przeznaczona do gaszenia urządzeń elektrycznych – pożar.
Środki organizacyjne
- co najmniej 5 minut przerwy po każdej godzinie pracy przy monitorze ekranowym, na pracę niezwiązaną z jego obsługą – obciążenie statyczne, obciążenie narządu wzroku;
- wymiana tonerów zgodnie z instrukcją producenta, w miarę możliwości w wentylowanym pomieszczeniu – tonery;
- ostrożne posługiwanie się nożyczkami i nożem do papieru oraz obsługa niszczarki zgodnie z instrukcją – ostre przedmioty;
- przenoszenie gorących napojów w naczyniach z pokrywką, z dala od dokumentów i sprzętu – gorące płyny;
- ograniczenie masy jednorazowo przenoszonych dokumentów – obciążenie statyczne (ręczne prace transportowe);
- stosowanie środków do czyszczenia sprzętu zgodnie z zaleceniami producenta – środki i preparaty do czyszczenia komputerów;
- bieżące usuwanie rozlań i utrzymanie porządku w ciągach komunikacyjnych – poślizgnięcie się, potknięcie się;
- realne planowanie zadań i priorytetów – stres.
Czynniki szkodliwe i uciążliwe do skierowania na badania lekarskie
Poniższy wykaz ułatwia wypełnienie skierowania na badania profilaktyczne dla pracownika biurowego.
- czynniki fizyczne – oświetlenie stanowiska pracy, hałas urządzeń biurowych, mikroklimat pomieszczeń z klimatyzacją, prąd elektryczny;
- inne czynniki, w tym niebezpieczne – praca przy monitorze ekranowym powyżej 4 godzin dziennie (badania okulistyczne, okulary korygujące wzrok na koszt pracodawcy), długotrwała pozycja siedząca, ręczne prace transportowe przy przenoszeniu dokumentów, praca w narzuconym tempie i pod presją terminów, a przy wyjazdach służbowych także prowadzenie samochodu.