Specjalista ds. kadr – kod 242307 w klasyfikacji zawodów i specjalności (KZiS 2025), zawód ten ujęto pod nazwą „Specjalista do spraw kadr”. Specjalista ds. kadr prowadzi dokumentację pracowniczą, zawiera i rozwiązuje umowy o pracę, ewidencjonuje czas pracy i urlopy, kieruje na badania lekarskie i szkolenia bhp oraz rozlicza sprawy kadrowe z ZUS.
Specjalista ds. kadr – wymagania w stosunku do pracownika
- kwalifikacje (wykształcenie co najmniej średnie, preferowane wyższe ekonomiczne lub z zakresu zarządzania zasobami ludzkimi),
- znajomość przepisów prawa pracy i ubezpieczeń społecznych,
- umiejętność obsługi programu kadrowo-płacowego i platformy PUE ZUS,
- znajomość zasad ochrony danych osobowych pracowników,
- umiejętność prowadzenia rozmów z pracownikami, także w sytuacjach trudnych.
Inne nazwy stanowiska
Ocena ryzyka zawodowego opisana na tej stronie obejmuje również stanowiska nazywane w dokumentacji zakładowej i ogłoszeniach o pracę:
- kadrowa,
- specjalista do spraw personalnych,
- specjalista do spraw kadr i płac,
- referent do spraw kadrowych,
- HR specialist.
Badania
- badania lekarskie wstępne, okresowe i kontrolne,
- badanie wzroku z oceną ostrości widzenia przy pracy z monitorem ekranowym,
- ocena układu ruchu i kręgosłupa przy długotrwałej pozycji siedzącej.
Szkolenia bhp i inne
- instruktaż ogólny bhp,
- instruktaż stanowiskowy,
- okresowe szkolenie bhp dla pracowników administracyjno-biurowych nie rzadziej niż co 6 lat,
- szkolenie z ergonomii pracy przy monitorze ekranowym,
- szkolenie z ochrony danych osobowych,
- szkolenie z zakresu ochrony przeciwpożarowej i ewakuacji.
Środowisko pracy
Specjalista ds. kadr pracuje w pomieszczeniu biurowym, przez większość dnia w pozycji siedzącej przy komputerze. Prowadzi rozmowy z pracownikami, w tym przy rozwiązywaniu umów i sprawach spornych, archiwizuje teczki osobowe i przenosi segregatory między biurem a archiwum zakładowym. Praca jest obciążona terminami (listy płac, deklaracje ZUS, sprawozdania) i częstymi zmianami przepisów. Na stanowisku wykorzystuje się:
- stanowisko komputerowe z programem kadrowo-płacowym;
- drukarkę, skaner i niszczarkę dokumentów;
- regały i szafy na akta osobowe;
- telefon służbowy;
- drabinkę lub podest w archiwum zakładowym.
Identyfikacja zagrożeń
Czynniki fizyczne:
- porażenie prądem elektrycznym od uszkodzonych urządzeń biurowych,
- potknięcie i upadek na przewodach i w ciągach komunikacyjnych,
- upadek z drabinki przy sięganiu po akta z wysokich półek,
- uderzenie o otwarte szuflady szaf kartotekowych,
- skaleczenie krawędzią papieru i przy obsłudze niszczarki,
- niewłaściwe oświetlenie stanowiska pracy.
Czynniki psychofizyczne:
- obciążenie wzroku przy długotrwałej pracy z monitorem,
- dolegliwości mięśniowo-szkieletowe przy wymuszonej pozycji siedzącej,
- przenoszenie segregatorów i kartonów z dokumentami,
- stres związany z terminami, odpowiedzialnością i zmianami przepisów,
- obciążenie emocjonalne przy zwolnieniach i konfliktach pracowniczych,
- agresja słowna ze strony pracowników w sprawach spornych.
Środki ochronne
Poniżej przypisano środki ochronne do poszczególnych zagrożeń zidentyfikowanych na stanowisku specjalisty ds. kadr.
Środki ochrony indywidualnej
- okulary korygujące do pracy z monitorem, gdy zaleci je lekarz – obciążenie wzroku.
Środki ochrony zbiorowej i techniczne
- ergonomiczne stanowisko komputerowe z regulowanym krzesłem – pozycja siedząca, obciążenie wzroku;
- sprawna instalacja elektryczna i urządzenia z oznakowaniem CE – porażenie prądem;
- stabilna drabinka z poręczą w archiwum – upadek z wysokości;
- szafy kartotekowe z blokadą wysuwu kilku szuflad – uderzenie, przewrócenie szafy;
- wózek do przewożenia akt – przenoszenie ciężarów;
- oświetlenie ogólne i miejscowe bez olśnienia – niewłaściwe oświetlenie.
Środki organizacyjne
- przerwy 5 minut po każdej godzinie pracy przy monitorze – obciążenie wzroku, pozycja siedząca;
- utrzymywanie porządku w ciągach komunikacyjnych i prowadzenie przewodów w listwach – potknięcie;
- przechowywanie ciężkich akt na niższych półkach – upadek z drabinki, przenoszenie ciężarów;
- harmonogram zadań z zapasem przed terminami ZUS i płac – stres;
- prowadzenie trudnych rozmów w obecności przełożonego i w wydzielonym pomieszczeniu – agresja słowna, obciążenie emocjonalne;
- bieżące szkolenia z nowych przepisów – stres związany ze zmianami prawa.
Czynniki szkodliwe i uciążliwe do skierowania na badania lekarskie
Poniższy wykaz ułatwia wypełnienie skierowania na badania profilaktyczne dla specjalisty ds. kadr.
- czynniki fizyczne – brak;
- czynniki chemiczne – brak;
- czynniki biologiczne – brak;
- inne czynniki, w tym niebezpieczne – praca przy monitorze ekranowym powyżej 4 godzin dziennie, wymuszona pozycja siedząca, obciążenie psychiczne związane z odpowiedzialnością i kontaktem z pracownikami.
Podobne stanowiska
Podstawa prawna
Klasyfikacja zawodów i specjalności została wprowadzona rozporządzeniem Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 21 października 2025 r. (Dz.U. z 2025 r. poz. 1534).