Asystentka biurowa – w klasyfikacji zawodów i specjalności (KZiS 2025), zawód ten ujęto pod nazwą „Sekretarka” – kod 412001. Asystentka biurowa odpowiada za sprawną obsługę sekretariatu i wsparcie administracyjne przełożonych. Obowiązki powierzone jej przez pracodawcę wiążą się z:
- odbieraniem i przekierowywaniem połączeń telefonicznych,
- obsługą korespondencji przychodzącej i wychodzącej,
- prowadzeniem terminarza spotkań i kalendarza przełożonego,
- przyjmowaniem gości i interesantów,
- prowadzeniem obiegu dokumentów i archiwizacją.
Podczas wykonywania swoich obowiązków asystentka biurowa najczęściej przyjmuje pozycję siedzącą, przy czym praca wymaga stałej dyspozycyjności i częstych, krótkich przerywań bieżących zadań w związku z obsługą gości i połączeń.
Asystentka biurowa – wymagania w stosunku do pracownika
- wykształcenie średnie (zależnie od wymagań pracodawcy),
- biegła obsługa komputera i urządzeń biurowych,
- wysoka kultura osobista i umiejętności komunikacyjne.
Inne nazwy stanowiska
Ocena ryzyka zawodowego opisana na tej stronie obejmuje również stanowiska nazywane w dokumentacji zakładowej i ogłoszeniach o pracę:
- sekretarka,
- asystentka administracyjna,
- office assistant,
- pracownik sekretariatu,
- asystentka zarządu.
Badania
- badania lekarskie wstępne lub okresowe.
Szkolenia bhp i inne
- instruktaż ogólny bhp,
- instruktaż stanowiskowy,
- okresowe szkolenie bhp nie rzadziej niż co 6 lat,
- inne uznane przez pracodawcę za niezbędne.
Asystentka biurowa – środowisko pracy
Asystentka biurowa pracuje głównie w zamkniętych pomieszczeniach (sekretariat, recepcja), zwykle w miejscu widocznym i łatwo dostępnym dla gości firmy. W pomieszczeniu pracy musi być zapewnione:
- światło dzienne i światło (300-500 lx),
- temperatura powietrza nie niższa niż 18°C,
- wilgotność na stanowisku wyposażonym w monitor ekranowy nie może być mniejsza niż 40%,
- powierzchnia co najmniej 2 m2 dla każdego pracownika.
Wyposażenie stanowiska asystentki biurowej to:
- biurko,
- fotel,
- regały i szafy na dokumentację.
Podczas wykonywania swoich obowiązków asystentka używa:
- komputera i centrali telefonicznej,
- kserokopiarki,
- niszczarki,
- innych urządzeń biurowych.
Identyfikacja zagrożeń
Czynniki fizyczne:
- upadek na tym samym poziomie,
- poślizgnięcie się,
- potknięcie się,
- uderzenie o wyposażenie biura,
- ostre przedmioty,
- mikroklimat,
- hałas,
- oświetlenie,
- energia elektryczna,
- pożar.
Czynniki chemiczne:
- środki i preparaty do czyszczenia komputerów,
- tonery.
Czynniki psychofizyczne:
- obciążenie statyczne,
- obciążenie nerwowo-psychiczne związane z wielozadaniowością i ciągłymi przerywaniami pracy,
- stres związany z kontaktem z trudnym interesantem.
Środki ochronne
Poniżej przypisano środki ochronne do poszczególnych zagrożeń zidentyfikowanych na stanowisku asystentki biurowej.
Środki ochrony indywidualnej
- okulary korekcyjne zapewnione przez pracodawcę, jeżeli wskażą na to wyniki badań okulistycznych – obciążenie narządu wzroku przy pracy z monitorem ekranowym.
Środki ochrony zbiorowej i techniczne
- fotel z regulacją wysokości, oparciem i podłokietnikami oraz ergonomiczne ustawienie monitora – obciążenie statyczne;
- oświetlenie stanowiska w zakresie 300–500 lx, bez olśnień i odbić na ekranie – oświetlenie;
- prowadzenie okablowania w listwach i kanałach poza ciągami komunikacyjnymi – potknięcie się, upadek na tym samym poziomie;
- sprzęt biurowy z aktualnymi przeglądami oraz sprawne listwy zasilające – energia elektryczna, pożar;
- stabilne regały i szafy z zabezpieczeniem przed przewróceniem – uderzenie o wyposażenie biura;
- wydzielenie hałaśliwych urządzeń (kserokopiarka, niszczarka) w osobnym, wentylowanym pomieszczeniu – hałas, tonery;
- klimatyzacja i sprawna wentylacja pomieszczeń – mikroklimat;
- gaśnica przeznaczona do gaszenia urządzeń elektrycznych – pożar.
Środki organizacyjne
- co najmniej 5 minut przerwy po każdej godzinie pracy przy monitorze ekranowym, na pracę niezwiązaną z jego obsługą – obciążenie statyczne, obciążenie narządu wzroku;
- wymiana tonerów zgodnie z instrukcją producenta, w miarę możliwości w wentylowanym pomieszczeniu – tonery;
- ostrożne posługiwanie się nożyczkami i nożem do papieru oraz obsługa niszczarki zgodnie z instrukcją – ostre przedmioty;
- stosowanie środków do czyszczenia sprzętu zgodnie z zaleceniami producenta – środki i preparaty do czyszczenia komputerów;
- bieżące usuwanie rozlań i utrzymanie porządku w ciągach komunikacyjnych – poślizgnięcie się, potknięcie się;
- ustalone zasady postępowania z trudnym interesantem i wsparcie przełożonego w takich sytuacjach – stres;
- realne planowanie zadań z uwzględnieniem czasu na obsługę gości i połączeń – obciążenie nerwowo-psychiczne.
Czynniki szkodliwe i uciążliwe do skierowania na badania lekarskie
Poniższy wykaz ułatwia wypełnienie skierowania na badania profilaktyczne dla asystentki biurowej.
- czynniki fizyczne – oświetlenie stanowiska pracy, hałas urządzeń biurowych, mikroklimat pomieszczeń z klimatyzacją, prąd elektryczny;
- inne czynniki, w tym niebezpieczne – praca przy monitorze ekranowym powyżej 4 godzin dziennie (badania okulistyczne, okulary korygujące wzrok na koszt pracodawcy), długotrwała pozycja siedząca, praca w wymuszonym rytmie z częstymi przerywaniami zadań, stały kontakt z interesantami.
Podobne stanowiska
- pracownik biurowy,
- office manager,
- recepcjonista,
- konsultant call center,
- archiwista,
- specjalista ds. kadr.
Podstawa prawna
Klasyfikacja zawodów i specjalności została wprowadzona rozporządzeniem Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 21 października 2025 r. (Dz.U. z 2025 r. poz. 1534).