Office manager (kierownik biura) – kod 334101 w klasyfikacji zawodów i specjalności (KZiS 2025). Office manager odpowiada za organizację i sprawne funkcjonowanie biura oraz koordynuje pracę zespołu administracyjnego. Obowiązki powierzone mu przez pracodawcę wiążą się z:
- zarządzaniem pracą zespołu administracyjno-biurowego,
- planowaniem i kontrolą budżetu biura,
- negocjowaniem umów z dostawcami usług i najmu powierzchni,
- organizacją spotkań, wyjazdów służbowych i wydarzeń firmowych,
- obsługą korespondencji i dokumentacji firmy.
Podczas wykonywania swoich obowiązków office manager najczęściej przyjmuje pozycję siedzącą, przy czym praca wymaga częstych kontaktów wewnętrznych i zewnętrznych oraz podejmowania decyzji pod presją czasu.
Office manager – wymagania w stosunku do pracownika
- wykształcenie średnie lub wyższe (zależnie od wymagań pracodawcy),
- doświadczenie w pracy administracyjno-biurowej,
- umiejętności organizacyjne i zarządzania zespołem.
Inne nazwy stanowiska
Ocena ryzyka zawodowego opisana na tej stronie obejmuje również stanowiska nazywane w dokumentacji zakładowej i ogłoszeniach o pracę:
- kierownik biura,
- koordynator biura,
- administrator biura,
- office coordinator,
- kierownik administracyjny.
Badania
- badania lekarskie wstępne lub okresowe.
Szkolenia bhp i inne
- instruktaż ogólny bhp,
- instruktaż stanowiskowy,
- okresowe szkolenie bhp nie rzadziej niż co 6 lat,
- inne uznane przez pracodawcę za niezbędne.
Office manager – środowisko pracy
Office manager pracuje głównie w zamkniętych pomieszczeniach biurowych, część obowiązków wymaga też przemieszczania się po całym obiekcie (nadzór nad pracą recepcji, sal konferencyjnych, zaplecza) oraz wyjazdów do dostawców lub na spotkania zewnętrzne. W pomieszczeniu pracy musi być zapewnione:
- światło dzienne i światło (300-500 lx),
- temperatura powietrza nie niższa niż 18°C,
- wilgotność na stanowisku wyposażonym w monitor ekranowy nie może być mniejsza niż 40%,
- powierzchnia co najmniej 2 m2 dla każdego pracownika.
Wyposażenie stanowiska office managera to:
- biurko,
- fotel,
- regały i szafy na dokumentację.
Podczas wykonywania swoich obowiązków office manager używa:
- komputera i telefonu służbowego,
- kserokopiarki,
- innych urządzeń biurowych.
Identyfikacja zagrożeń
Czynniki fizyczne:
- upadek na tym samym poziomie,
- poślizgnięcie się,
- upadek na niższym poziomie (schody),
- potknięcie się,
- uderzenie o wyposażenie biura,
- mikroklimat,
- hałas,
- oświetlenie,
- energia elektryczna,
- pożar.
Czynniki chemiczne:
- środki i preparaty do czyszczenia komputerów,
- tonery.
Czynniki psychofizyczne:
- obciążenie statyczne,
- obciążenie nerwowo-psychiczne związane z odpowiedzialnością za zespół i budżet,
- stres wynikający z presji czasu i wielozadaniowości.
Środki ochronne
Poniżej przypisano środki ochronne do poszczególnych zagrożeń zidentyfikowanych na stanowisku office managera.
Środki ochrony indywidualnej
- okulary korekcyjne zapewnione przez pracodawcę, jeżeli wskażą na to wyniki badań okulistycznych – obciążenie narządu wzroku przy pracy z monitorem ekranowym.
Środki ochrony zbiorowej i techniczne
- fotel z regulacją wysokości, oparciem i podłokietnikami oraz ergonomiczne ustawienie monitora – obciążenie statyczne;
- oświetlenie stanowiska w zakresie 300–500 lx, bez olśnień i odbić na ekranie – oświetlenie;
- prowadzenie okablowania w listwach i kanałach poza ciągami komunikacyjnymi – potknięcie się, upadek na tym samym poziomie;
- sprzęt biurowy z aktualnymi przeglądami oraz sprawne listwy zasilające – energia elektryczna, pożar;
- stabilne regały i szafy z zabezpieczeniem przed przewróceniem – uderzenie o wyposażenie biura;
- oznaczenie krawędzi schodów i sprawne poręcze – upadek na niższym poziomie (schody);
- wydzielenie hałaśliwych urządzeń biurowych w osobnym, wentylowanym pomieszczeniu – hałas, tonery;
- klimatyzacja i sprawna wentylacja pomieszczeń – mikroklimat;
- gaśnica przeznaczona do gaszenia urządzeń elektrycznych – pożar.
Środki organizacyjne
- co najmniej 5 minut przerwy po każdej godzinie pracy przy monitorze ekranowym, na pracę niezwiązaną z jego obsługą – obciążenie statyczne, obciążenie narządu wzroku;
- wymiana tonerów zgodnie z instrukcją producenta, w miarę możliwości w wentylowanym pomieszczeniu – tonery;
- stosowanie środków do czyszczenia sprzętu zgodnie z zaleceniami producenta – środki i preparaty do czyszczenia komputerów;
- bieżące usuwanie rozlań i utrzymanie porządku w ciągach komunikacyjnych – poślizgnięcie się, potknięcie się;
- realne planowanie zadań, jasny podział obowiązków w zespole i priorytetyzacja zadań – obciążenie nerwowo-psychiczne, stres.
Czynniki szkodliwe i uciążliwe do skierowania na badania lekarskie
Poniższy wykaz ułatwia wypełnienie skierowania na badania profilaktyczne dla office managera.
- czynniki fizyczne – oświetlenie stanowiska pracy, hałas urządzeń biurowych, mikroklimat pomieszczeń z klimatyzacją, prąd elektryczny;
- inne czynniki, w tym niebezpieczne – praca przy monitorze ekranowym powyżej 4 godzin dziennie (badania okulistyczne, okulary korygujące wzrok na koszt pracodawcy), długotrwała pozycja siedząca, praca w narzuconym tempie i pod presją terminów, odpowiedzialność za zespół i budżet, a przy wyjazdach służbowych do dostawców także prowadzenie samochodu.
Podobne stanowiska
Podstawa prawna
Klasyfikacja zawodów i specjalności została wprowadzona rozporządzeniem Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 21 października 2025 r. (Dz.U. z 2025 r. poz. 1534).