Sekretarz sądowy – kod 341103 w klasyfikacji zawodów i specjalności (KZiS 2025). Sekretarz sądowy wykonuje czynności urzędnicze w sekretariacie wydziału sądu: protokołuje rozprawy i posiedzenia, prowadzi repertoria i urządzenia ewidencyjne w systemach informatycznych, przygotowuje wezwania, zawiadomienia i odpisy orzeczeń, kompletuje i przekazuje akta oraz obsługuje interesantów. Praca ma charakter biurowy, z dużym udziałem pracy przy komputerze, pod presją terminów, z kontaktem ze stronami postępowań w emocjonujących sprawach.
Sekretarz sądowy – wymagania w stosunku do pracownika
- obywatelstwo polskie, pełnia praw publicznych i niekaralność zgodnie z przepisami o pracownikach sądów i prokuratury,
- co najmniej średnie wykształcenie, a w praktyce często wykształcenie wyższe administracyjne lub prawnicze,
- odbycie stażu urzędniczego lub przygotowania zawodowego oraz zdanie egzaminu urzędniczego,
- biegła obsługa komputera, szybkie i bezbłędne pisanie na klawiaturze, znajomość systemów repertoryjnych i e-protokołu,
- znajomość procedur kancelaryjnych sądów powszechnych i przepisów o doręczeniach,
- staranność, dokładność, odporność na stres i umiejętność zachowania tajemnicy,
- kultura osobista i umiejętność obsługi interesantów, także zdenerwowanych lub agresywnych.
Inne nazwy stanowiska
Opis zagrożeń i ryzyk zawodowych na tej stronie obejmuje również stanowiska nazywane w dokumentacji zakładowej i ogłoszeniach o pracę:
- protokolant sądowy,
- starszy sekretarz sądowy,
- pracownik sekretariatu wydziału,
- kierownik sekretariatu sądu,
- referent sądowy.
Badania
- wstępne, okresowe i kontrolne badania lekarskie medycyny pracy,
- ocena narządu wzroku i układu mięśniowo-szkieletowego w związku z pracą przy monitorze ekranowym,
- badania okulistyczne na skierowanie pracodawcy i refundacja okularów korygujących wzrok do pracy przy monitorze.
Szkolenia bhp i inne
- szkolenie wstępne bhp (instruktaż ogólny i stanowiskowy) z omówieniem ergonomii stanowiska komputerowego,
- szkolenie okresowe bhp nie rzadziej niż co 6 lat,
- szkolenie z ochrony przeciwpożarowej i zasad ewakuacji budynku sądu,
- szkolenia z obsługi systemów informatycznych sądów, e-protokołu i repertoriów elektronicznych,
- szkolenia z ochrony informacji niejawnych i danych osobowych, jeśli wymaga tego zakres obowiązków,
- szkolenie z pierwszej pomocy i postępowania w sytuacji zagrożenia na sali rozpraw.
Środowisko pracy
Sekretarz sądowy pracuje w pomieszczeniach sekretariatu wydziału i na salach rozpraw, przy stanowisku komputerowym, zwykle w trybie jednozmianowym. Na sali rozpraw siedzi przez wiele godzin, protokołując przebieg posiedzenia na komputerze i obsługując system rejestracji dźwięku i obrazu. W sekretariacie przenosi tomy akt między pokojami, archiwum i salami, korzysta z drukarek, kserokopiarek i niszczarek. Kontakt ze stronami, świadkami i pełnomocnikami może przybierać formę sporów i agresji słownej. Na stanowisku wykorzystuje się:
- komputer stacjonarny lub laptop z monitorem, klawiaturą i myszą;
- system e-protokołu z mikrofonami, kamerami i słuchawkami;
- drukarki laserowe, kserokopiarki, skanery i niszczarki dokumentów;
- wózki do przewożenia akt, regały i szafy aktowe;
- telefon, system kolejkowy i system obsługi interesantów;
- krzesło obrotowe, biurko i podnóżek.
Identyfikacja zagrożeń
Czynniki fizyczne:
- obciążenie narządu wzroku przy wielogodzinnej pracy przy monitorze ekranowym,
- przeciążenie nadgarstków i obręczy barkowej przy intensywnym pisaniu na klawiaturze,
- długotrwała wymuszona pozycja siedząca podczas protokołowania,
- dźwiganie i przenoszenie tomów akt i paczek z dokumentami,
- upadek na tej samej płaszczyźnie i na schodach, potknięcie o przewody,
- uderzenie o szuflady i drzwi szaf, przytrzaśnięcie palców,
- porażenie prądem przy uszkodzonych urządzeniach biurowych,
- skaleczenie o krawędzie papieru, zszywki i noże do papieru.
Czynniki chemiczne:
- pył tonera i ozon emitowany przez drukarki laserowe i kserokopiarki,
- kurz i pył papierowy w archiwach i składnicach akt.
Czynniki psychofizyczne:
- stres związany z presją terminów, odpowiedzialnością za prawidłowość protokołu i doręczeń,
- agresja słowna i zachowania roszczeniowe stron postępowań,
- obciążenie emocjonalne przy protokołowaniu spraw karnych, rodzinnych i dotyczących przemocy,
- monotonia czynności i wysokie wymagania koncentracji uwagi,
- obciążenie narządu głosu przy obsłudze interesantów i odczytywaniu protokołu.
Środki ochronne
Poniżej przypisano środki ochronne do poszczególnych zagrożeń zidentyfikowanych na stanowisku sekretarza sądowego.
Środki ochrony indywidualnej
- okulary korygujące wzrok do pracy przy monitorze zapewnione przez pracodawcę – obciążenie narządu wzroku;
- rękawice ochronne przy przenoszeniu akt z archiwum – skaleczenie o krawędzie papieru, kurz i pył papierowy;
- maseczka przeciwpyłowa przy porządkowaniu akt w składnicy – kurz i pył papierowy;
- wygodne obuwie z antypoślizgową podeszwą – upadek na tej samej płaszczyźnie i na schodach.
Środki ochrony zbiorowej i techniczne
- ergonomiczne stanowisko komputerowe: regulowane krzesło, monitor na wysokości oczu, podkładka pod nadgarstek – przeciążenie nadgarstków, długotrwała wymuszona pozycja siedząca, obciążenie narządu wzroku;
- urządzenia drukujące w wydzielonych, wentylowanych pomieszczeniach – pył tonera i ozon;
- wózki do transportu akt i windy w budynku – dźwiganie i przenoszenie tomów akt;
- kanały kablowe, uporządkowane przewody i oznakowane stopnie – upadek, potknięcie o przewody;
- system przywoławczy, przyciski alarmowe na salach rozpraw i obecność służby ochrony sądu – agresja słowna i zachowania roszczeniowe;
- przeglądy urządzeń elektrycznych i sprawna instalacja – porażenie prądem;
- szafy aktowe z blokadą wysuwu i domykaczami – uderzenie o szuflady, przytrzaśnięcie palców.
Środki organizacyjne
- przerwy co najmniej 5 minut po każdej godzinie pracy przy monitorze i przeplatanie pracy z innymi czynnościami – obciążenie narządu wzroku, przeciążenie nadgarstków, monotonia;
- zachowanie limitów ręcznego przenoszenia ciężarów i dzielenie akt na mniejsze partie – dźwiganie i przenoszenie;
- planowanie wokand i rozkład obowiązków z uwzględnieniem obciążenia pracą – stres, presja terminów;
- rotacja przy protokołowaniu długich rozpraw – długotrwała wymuszona pozycja siedząca, obciążenie emocjonalne;
- procedura postępowania z agresywnym interesantem i szkolenia z komunikacji – agresja słowna;
- dostęp do wsparcia psychologicznego po trudnych sprawach – obciążenie emocjonalne;
- higiena głosu i dostęp do wody pitnej – obciążenie narządu głosu;
- porządek na stanowisku i bezpieczne posługiwanie się nożami i zszywaczami – skaleczenie.
Czynniki szkodliwe i uciążliwe do skierowania na badania lekarskie
Poniższy wykaz ułatwia wypełnienie skierowania na badania profilaktyczne dla sekretarza sądowego.
- czynniki fizyczne – praca przy monitorze ekranowym powyżej 4 godzin dziennie;
- czynniki chemiczne – pył tonera i ozon z urządzeń biurowych;
- czynniki biologiczne – brak;
- inne czynniki, w tym niebezpieczne – wymuszona pozycja siedząca, ręczne przenoszenie akt, obciążenie narządu głosu, stres i kontakt z agresywnymi interesantami.
Podobne stanowiska
Podstawa prawna
Klasyfikacja zawodów i specjalności została wprowadzona rozporządzeniem Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 21 października 2025 r. (Dz.U. z 2025 r. poz. 1534).