Archiwista zakładowy

Archiwista zakładowy – kod 441402 w klasyfikacji zawodów i specjalności (KZiS 2025). Archiwista zakładowy prowadzi archiwum lub składnicę akt w zakładzie – przyjmuje dokumentację z komórek organizacyjnych, porządkuje i opisuje teczki, prowadzi ewidencję i spisy zdawczo-odbiorcze, udostępnia akta oraz przygotowuje dokumentację do brakowania i przekazania do archiwum państwowego. Dba o warunki przechowywania zbiorów, układ magazynu oraz o zabezpieczenie dokumentów przed zniszczeniem.

Archiwista zakładowy – wymagania w stosunku do pracownika

wykształcenie średnie lub wyższe oraz kurs archiwisty zakładowego,
znajomość instrukcji kancelaryjnej, jednolitego rzeczowego wykazu akt i instrukcji archiwalnej,
umiejętność porządkowania i opisywania dokumentacji oraz prowadzenia ewidencji archiwalnej,
znajomość zasad ochrony danych osobowych i dostępu do dokumentacji,
dokładność i cierpliwość w pracy z dużymi zbiorami akt,
sprawność fizyczna pozwalająca na przenoszenie pudeł i teczek oraz pracę z drabiną regałową.

Inne nazwy stanowiska

Opis zagrożeń i ryzyk zawodowych na tej stronie obejmuje również stanowiska nazywane w dokumentacji zakładowej i ogłoszeniach o pracę:

prowadzący składnicę akt,
referent do spraw archiwum,
opiekun archiwum zakładowego,
porządkujący dokumentację archiwalną,
pracownik archiwum firmowego.

Badania

wstępne badania lekarskie przed rozpoczęciem pracy,
okresowe badania lekarskie w terminach wyznaczonych przez lekarza medycyny pracy,
kontrolne badania lekarskie po niezdolności do pracy z powodu choroby trwającej dłużej niż 30 dni,
badania dla osób pracujących przy monitorze ekranowym powyżej 4 godzin dziennie, z oceną wzroku,
badania uwzględniające narażenie na pyły i pleśnie oraz ręczne prace transportowe, z oceną układu oddechowego w zakresie ustalonym przez lekarza.

Szkolenia bhp i inne

szkolenie wstępne bhp – instruktaż ogólny i instruktaż stanowiskowy,
szkolenie okresowe bhp – nie rzadziej niż co 6 lat dla stanowiska administracyjno-biurowego,
instruktaż ręcznych prac transportowych przy przenoszeniu pudeł archiwalnych,
instruktaż bezpiecznej pracy z drabiną i regałami przesuwnymi,
szkolenie z ochrony przeciwpożarowej magazynu akt i zasad ewakuacji zbiorów,
szkolenie z ochrony danych osobowych oraz z pierwszej pomocy.

Środowisko pracy

Archiwum zakładowe zajmuje zwykle pomieszczenia w piwnicy lub na najwyższej kondygnacji, wypełnione regałami stałymi albo przesuwnymi, z wąskimi przejściami i dokumentacją ułożoną do wysokości kilku metrów. Powietrze jest suche i zapylone, a w piwnicach wilgotne, co sprzyja rozwojowi pleśni na papierze. Praca polega na wielokrotnym podnoszeniu pudeł archiwalnych o masie kilkunastu kilogramów, układaniu ich na wysokich półkach z drabiny oraz na wielogodzinnym porządkowaniu i opisywaniu teczek przy stole i przy komputerze. Oświetlenie magazynu bywa słabe, a między regałami brak wentylacji. Okresy przyjmowania dokumentacji i brakowania oznaczają spiętrzenie prac fizycznych i terminów. Na stanowisku wykorzystuje się:

regały stałe i przesuwne, pudła i teczki archiwalne;
wózki transportowe i drabiny regałowe;
komputer z systemem ewidencji archiwalnej i skaner dokumentów;
niszczarka dokumentów i prasa do makulatury;
termohigrometry i odkurzacz z filtrem do czyszczenia akt;
oświetlenie przenośne i środki do zabezpieczania uszkodzonych dokumentów.

Identyfikacja zagrożeń

Czynniki fizyczne:

dźwiganie i przenoszenie pudeł archiwalnych o masie kilkunastu kilogramów, często po schodach,
upadek z drabiny regałowej przy układaniu i zdejmowaniu akt z wysokich półek,
przygniecenie przez przewracający się regał, spadające pudło lub zamykany regał przesuwny,
pył papierowy i kurz unoszący się przy porządkowaniu starych akt,
zbyt niska lub zbyt wysoka wilgotność i temperatura w magazynie akt oraz brak wentylacji,
niedostateczne oświetlenie między regałami i przy odczytywaniu wyblakłych dokumentów,
pożar w magazynie z bardzo dużą ilością materiału palnego i utrudnioną ewakuacją.

Czynniki chemiczne:

preparaty do dezynfekcji i konserwacji dokumentów oraz pozostałości dawnych środków owadobójczych,
produkty rozkładu papieru, kalek, taśm barwiących i dawnych nośników fotograficznych,
toner i pyły z niszczarki oraz urządzeń kopiujących.

Czynniki biologiczne:

pleśnie i grzyby rozwijające się na zawilgoconym papierze i w nieogrzewanych pomieszczeniach,
odchody gryzoni, pozostałości owadów i roztocza w starych zbiorach.

Czynniki psychofizyczne:

monotonia porządkowania akt przy jednoczesnej konieczności dużej dokładności opisu,
presja terminów przekazania dokumentacji i przygotowania brakowania,
odpowiedzialność za kompletność dokumentacji i ochronę danych osobowych,
praca przy monitorze ekranowym powyżej 4 godzin dziennie przy ewidencji i digitalizacji,
praca w pojedynkę w pomieszczeniach magazynowych, bez bieżącego kontaktu z zespołem.

Środki ochronne

Poniżej przypisano środki ochronne do poszczególnych zagrożeń zidentyfikowanych na stanowisku archiwisty zakładowego.

Środki ochrony indywidualnej

rękawice ochronne i pas lędźwiowy przy przenoszeniu pudeł – dźwiganie pudeł archiwalnych, przygniecenie przez regały i pudła;
półmaska z filtrem P3 i okulary przy porządkowaniu i czyszczeniu starych akt – pył papierowy, pleśnie i grzyby na dokumentach, odchody i pozostałości gryzoni oraz owadów;
rękawice jednorazowe przy pracy z zawilgoconymi i zabrudzonymi dokumentami – środki konserwujące i dezynfekujące akta, produkty rozkładu papieru i taśm;
obuwie stabilne, o podeszwie antypoślizgowej – upadek z drabiny;
odzież dostosowana do temperatury magazynu – niekorzystny mikroklimat magazynu;
rękawice i maseczka przy obsłudze niszczarki oraz opróżnianiu pojemników – toner i pyły z urządzeń biurowych.

Środki ochrony zbiorowej i techniczne

wózki transportowe, windy i podnośniki do przewozu pudeł między kondygnacjami – dźwiganie pudeł archiwalnych;
drabiny regałowe z atestem, podesty i stabilne schodki zamiast wspinania się po regałach – upadek z drabiny;
regały przykręcone do podłogi i ścian, ograniczniki półek i blokady regałów przesuwnych – przygniecenie przez regały i pudła;
wentylacja i osuszanie magazynu, kontrola temperatury i wilgotności termohigrometrami – niekorzystny mikroklimat magazynu, pleśnie i grzyby na dokumentach;
oświetlenie magazynu o właściwym natężeniu i oświetlenie miejscowe przy stanowisku opisu akt – niedostateczne oświetlenie;
instalacja sygnalizacji pożarowej, gaśnice dopuszczone do akt i oddzielenie pożarowe magazynu – pożar magazynu akt;
odkurzacz z filtrem absolutnym i stanowisko czyszczenia akt z odciągiem oraz ergonomiczne stanowisko komputerowe – pył papierowy, toner i pyły z urządzeń biurowych, praca przy monitorze.

Środki organizacyjne

ograniczenie masy pudła archiwalnego i podział prac transportowych na dwie osoby – dźwiganie pudeł archiwalnych;
zakaz samodzielnej pracy na drabinie w magazynie i obecność drugiej osoby przy pracach na wysokości – upadek z drabiny, praca w izolacji;
rotacja czynności porządkowania, przerwy i podział dużych zbiorów na etapy – monotonia i duża szczegółowość pracy, presja terminów przekazania i brakowania;
procedura postępowania z aktami zapleśniałymi, wydzielenie ich i zlecenie dezynfekcji – pleśnie i grzyby na dokumentach, odchody i pozostałości gryzoni oraz owadów, środki konserwujące i dezynfekujące akta;
instrukcja archiwalna, kontrola ewidencji i zasady udostępniania akt z danymi osobowymi – odpowiedzialność za dokumentację i dane osobowe, produkty rozkładu papieru i taśm;
plan ewakuacji zbiorów i ćwiczenia przeciwpożarowe w magazynie akt – pożar magazynu akt;
przerwy w pracy przy monitorze oraz system zgłaszania obecności przy pracy w magazynie – praca przy monitorze, praca w izolacji, niedostateczne oświetlenie.

Czynniki szkodliwe i uciążliwe do skierowania na badania lekarskie

Poniższy wykaz ułatwia wypełnienie skierowania na badania profilaktyczne dla archiwisty zakładowego.

czynniki fizyczne – pył papierowy, niekorzystny mikroklimat w magazynie akt – zawilgocenie i wahania temperatury, niedostateczne oświetlenie, ręczne prace transportowe;
czynniki chemiczne – preparaty do dezynfekcji i konserwacji dokumentów, pozostałości dawnych środków owadobójczych, produkty rozkładu papieru i taśm, toner i pyły z niszczarki;
czynniki biologiczne – czynniki biologiczne grupy 2 – pleśnie i grzyby na dokumentach, roztocza oraz odchody gryzoni i owadów w starych zbiorach;
inne czynniki, w tym niebezpieczne – praca przy monitorze ekranowym powyżej 4 godzin dziennie, dźwiganie pudeł archiwalnych powyżej 12 kg, praca na drabinie, praca w pojedynkę w pomieszczeniach magazynowych, kontakt z danymi osobowymi.

Podobne stanowiska

Podstawa prawna

Klasyfikacja zawodów i specjalności została wprowadzona rozporządzeniem Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 21 października 2025 r. (Dz.U. z 2025 r. poz. 1534).

ryzyko zawodowe on-line

Stanowiska pracy