Sekretarka w kancelarii prawnej – kod 334201 w klasyfikacji zawodów i specjalności (KZiS 2025). Sekretarka w kancelarii prawnej prowadzi sekretariat kancelarii adwokackiej, radcowskiej lub firmy prawniczej – przyjmuje i wysyła korespondencję, prowadzi rejestr pism procesowych i terminów, obsługuje portal informacyjny sądów i e-doręczenia, umawia spotkania z klientami, przygotowuje odpisy i kopie akt. Przyjmuje klientów, odbiera telefony i często pośredniczy w kontaktach z sądami i urzędami.
Sekretarka w kancelarii prawnej – wymagania w stosunku do pracownika
- wykształcenie średnie, mile widziane policealne lub wyższe z zakresu administracji lub prawa,
- znajomość terminologii prawniczej i zasad obiegu pism procesowych,
- umiejętność obsługi portalu informacyjnego sądów, e-doręczeń i systemów do zarządzania kancelarią,
- biegła obsługa edytora tekstu, poczty elektronicznej i urządzeń biurowych,
- dyskrecja i znajomość zasad tajemnicy zawodowej,
- znajomość języka obcego – w kancelariach obsługujących klientów zagranicznych.
Inne nazwy stanowiska
Opis zagrożeń i ryzyk zawodowych na tej stronie obejmuje również stanowiska nazywane w dokumentacji zakładowej i ogłoszeniach o pracę:
- sekretarka kancelarii adwokackiej,
- sekretarka kancelarii radcowskiej,
- legal secretary,
- asystentka w kancelarii prawnej,
- pracownik sekretariatu kancelarii.
Badania
- wstępne badania lekarskie przed rozpoczęciem pracy,
- okresowe badania lekarskie w terminach wyznaczonych przez lekarza medycyny pracy,
- kontrolne badania lekarskie po niezdolności do pracy z powodu choroby trwającej dłużej niż 30 dni,
- badanie okulistyczne w związku z pracą przy monitorze ekranowym powyżej 4 godzin dziennie.
Szkolenia bhp i inne
- szkolenie wstępne bhp – instruktaż ogólny i instruktaż stanowiskowy,
- szkolenie okresowe bhp – nie rzadziej niż co 6 lat,
- szkolenie z ochrony danych osobowych i tajemnicy zawodowej,
- szkolenie z obsługi klienta trudnego,
- szkolenie z ochrony przeciwpożarowej i pierwszej pomocy.
Środowisko pracy
Sekretarka pracuje w recepcji lub sekretariacie kancelarii, przy komputerze, telefonie, drukarce wielofunkcyjnej i skanerze, przez większość dnia w pozycji siedzącej. Obsługuje klientów przychodzących, w tym osoby w trudnej sytuacji życiowej, rozwodzące się, zadłużone lub skonfliktowane. Okresowo przenosi segregatory i pudła akt, nadaje przesyłki na poczcie i doręcza pisma do sądów. Odpowiada za pilnowanie terminów procesowych, co przy dużej liczbie spraw wiąże się z presją czasu. W mniejszych kancelariach sama doręcza pilne pisma do biur podawczych sądów, prokuratur i urzędów, poruszając się pieszo lub samochodem po mieście, także w złych warunkach pogodowych. Na stanowisku wykorzystuje się:
- komputer z systemem do zarządzania kancelarią i portalem sądowym;
- drukarka wielofunkcyjna, skaner i bindownica;
- niszczarka dokumentów;
- telefon z centralką i zestawem słuchawkowym;
- szafy aktowe i regały z segregatorami.
Identyfikacja zagrożeń
Czynniki fizyczne:
- obciążenie narządu wzroku przy pracy z ekranem i dokumentami,
- poślizgnięcie i potknięcie w biurze i na schodach budynku,
- upadek z drabinki przy sięganiu po segregatory,
- skaleczenie lub wciągnięcie palców i odzieży przez niszczarkę i bindownicę,
- porażenie prądem od uszkodzonych urządzeń biurowych i przedłużaczy,
- wypadek drogowy lub upadek na oblodzonym chodniku przy doręczaniu pism.
Czynniki chemiczne:
- pył tonera przy wymianie kaset i emisje z drukarek.
Czynniki psychofizyczne:
- praca przy monitorze ekranowym powyżej 4 godzin dziennie,
- presja terminów procesowych i odpowiedzialność za ich dotrzymanie,
- kontakt z klientami w silnych emocjach, agresja słowna,
- długotrwała pozycja siedząca,
- przenoszenie segregatorów i pudeł z aktami,
- częste przerywanie pracy telefonami i wizytami.
Środki ochronne
Poniżej przypisano środki ochronne do poszczególnych zagrożeń zidentyfikowanych na stanowisku sekretarki w kancelarii prawnej.
Środki ochrony indywidualnej
- okulary korygujące wzrok do pracy przy monitorze – według wskazań lekarza – praca przy monitorze, obciążenie wzroku;
- rękawice jednorazowe przy wymianie tonera – toner;
- wygodne obuwie z podeszwą przeciwpoślizgową – upadek na tym samym poziomie.
Środki ochrony zbiorowej i techniczne
- ergonomiczne stanowisko komputerowe z regulowanym krzesłem i podnóżkiem – pozycja siedząca, praca przy monitorze;
- oświetlenie miejscowe do pracy z dokumentami – obciążenie wzroku;
- drabinka z poręczą i szerokimi stopniami – upadek z drabinki;
- niszczarki z czujnikami bezpieczeństwa – niszczarka i bindownica;
- drukarki w osobnym, wentylowanym pomieszczeniu – toner;
- okresowe przeglądy urządzeń i instalacji elektrycznej – porażenie prądem;
- lada recepcyjna oddzielająca stanowisko i przycisk przywołania pomocy – trudni klienci;
- wózek na akta – dźwiganie.
Środki organizacyjne
- kalendarz terminów z automatycznymi przypomnieniami i kontrolą przez prawnika – presja terminów;
- procedura postępowania z agresywnym klientem – trudni klienci;
- przerwy w pracy przy monitorze i ćwiczenia rozluźniające – praca przy monitorze, pozycja siedząca;
- wyznaczenie godzin bez przyjmowania telefonów na prace wymagające skupienia – przerywanie pracy;
- utrzymanie porządku i wolnych przejść w biurze – upadek na tym samym poziomie;
- ograniczenie masy przenoszonych pudeł z aktami – dźwiganie;
- wysyłka pism przez e-doręczenia i portal sądowy zamiast doręczeń osobistych tam, gdzie to możliwe – wypadek w drodze.
Czynniki szkodliwe i uciążliwe do skierowania na badania lekarskie
Poniższy wykaz ułatwia wypełnienie skierowania na badania profilaktyczne dla sekretarki w kancelarii prawnej.
- czynniki fizyczne – brak czynników szkodliwych w rozumieniu pomiarów środowiska pracy;
- czynniki chemiczne – brak;
- czynniki biologiczne – brak;
- inne czynniki, w tym niebezpieczne – praca przy monitorze ekranowym powyżej 4 godzin dziennie, długotrwała pozycja siedząca, kontakt z klientem, obciążenie psychiczne związane z odpowiedzialnością za terminy.
Podobne stanowiska
Podstawa prawna
Klasyfikacja zawodów i specjalności została wprowadzona rozporządzeniem Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 21 października 2025 r. (Dz.U. z 2025 r. poz. 1534).