Sekretarka medyczna – kod 334402 w klasyfikacji zawodów i specjalności (KZiS 2025). Sekretarka medyczna prowadzi sekretariat oddziału szpitalnego, poradni lub przychodni – rejestruje pacjentów, prowadzi i archiwizuje dokumentację medyczną w formie papierowej i elektronicznej, wystawia skierowania, zaświadczenia i e-zwolnienia na polecenie lekarza, przepisuje epikryzy i opisy badań oraz udostępnia dokumentację uprawnionym osobom. Organizuje pracę personelu medycznego od strony administracyjnej.
Sekretarka medyczna – wymagania w stosunku do pracownika
- wykształcenie policealne w zawodzie sekretarka medyczna lub wykształcenie średnie z doświadczeniem w placówce medycznej,
- znajomość terminologii medycznej, w tym łacińskiej, oraz klasyfikacji ICD-10,
- znajomość zasad prowadzenia i udostępniania dokumentacji medycznej,
- umiejętność obsługi systemu szpitalnego, e-skierowań i e-recept,
- szybkie pisanie na klawiaturze i dobra organizacja pracy,
- empatia i umiejętność pracy z pacjentami.
Inne nazwy stanowiska
Opis zagrożeń i ryzyk zawodowych na tej stronie obejmuje również stanowiska nazywane w dokumentacji zakładowej i ogłoszeniach o pracę:
- sekretarka oddziału szpitalnego,
- sekretarka poradni specjalistycznej,
- medical secretary,
- pracownik sekretariatu medycznego,
- koordynator dokumentacji medycznej.
Badania
- wstępne badania lekarskie przed rozpoczęciem pracy,
- okresowe badania lekarskie w terminach wyznaczonych przez lekarza medycyny pracy,
- kontrolne badania lekarskie po niezdolności do pracy z powodu choroby trwającej dłużej niż 30 dni,
- badanie okulistyczne w związku z pracą przy monitorze ekranowym powyżej 4 godzin dziennie,
- szczepienie przeciw WZW typu B – zalecane, jeżeli występuje kontakt z pacjentami lub materiałem biologicznym.
Szkolenia bhp i inne
- szkolenie wstępne bhp – instruktaż ogólny i instruktaż stanowiskowy,
- szkolenie okresowe bhp – nie rzadziej niż co 5 lat,
- szkolenie z zasad higieny i zapobiegania zakażeniom szpitalnym,
- szkolenie z ochrony danych osobowych i udostępniania dokumentacji medycznej,
- szkolenie z ewakuacji pacjentów i ochrony przeciwpożarowej,
- szkolenie z pierwszej pomocy.
Środowisko pracy
Sekretarka pracuje w sekretariacie oddziału lub rejestracji, często w pobliżu dyżurki pielęgniarskiej i sal chorych, przy komputerze, drukarce i telefonie. Ma stały kontakt z pacjentami i ich rodzinami, przyjmuje dokumenty, czasem probówki lub pojemniki z materiałem do przekazania do laboratorium. Przenosi teczki historii choroby do archiwum zakładowego, gdzie pracuje przy regałach i w kurzu. Praca bywa przerywana pilnymi sprawami oddziału, a w niektórych placówkach odbywa się na dwie zmiany. Na stanowisku wykorzystuje się:
- komputer z systemem szpitalnym i oprogramowaniem do dokumentacji medycznej;
- drukarki etykiet i opasek identyfikacyjnych;
- skaner do digitalizacji dokumentacji;
- telefon i system przywoławczy;
- regały i szafy archiwum zakładowego;
- pojemniki transportowe na dokumentację i próbki.
Identyfikacja zagrożeń
Czynniki fizyczne:
- obciążenie narządu wzroku przy pracy z ekranem i nieczytelną dokumentacją,
- poślizgnięcie na mokrych posadzkach korytarzy szpitalnych,
- upadek z drabinki w archiwum,
- uderzenie przez wózki z pacjentami i sprzętem na korytarzu,
- porażenie prądem od urządzeń biurowych.
Czynniki chemiczne:
- pył papierowy i kurz w archiwum dokumentacji,
- środki dezynfekcyjne do rąk i powierzchni.
Czynniki biologiczne:
- infekcje dróg oddechowych, grypa i COVID-19 przy kontakcie z pacjentami,
- kontakt z materiałem biologicznym przy przekazywaniu próbek lub zabrudzonej dokumentacji.
Czynniki psychofizyczne:
- praca przy monitorze ekranowym powyżej 4 godzin dziennie,
- kontakt z pacjentami i rodzinami w silnych emocjach, agresja słowna,
- presja czasu i częste przerywanie pracy,
- długotrwała pozycja siedząca,
- odpowiedzialność za poprawność dokumentacji medycznej.
Środki ochronne
Poniżej przypisano środki ochronne do poszczególnych zagrożeń zidentyfikowanych na stanowisku sekretarki medycznej.
Środki ochrony indywidualnej
- rękawice jednorazowe przy przekazywaniu próbek i zabrudzonej dokumentacji – materiał biologiczny, środki dezynfekcyjne;
- maseczka ochronna w okresie zwiększonej zachorowalności – infekcje od pacjentów;
- półmaska FFP2 i fartuch przy pracach w archiwum – pył archiwalny;
- obuwie z podeszwą przeciwpoślizgową – upadek na tym samym poziomie, upadek z drabinki;
- okulary korygujące wzrok do pracy przy monitorze – według wskazań lekarza – praca przy monitorze, obciążenie wzroku.
Środki ochrony zbiorowej i techniczne
- ergonomiczne stanowisko komputerowe z regulowanym krzesłem – pozycja siedząca, praca przy monitorze;
- lada lub szyba w miejscu obsługi pacjentów, dozowniki płynu dezynfekcyjnego – infekcje od pacjentów, kontakt z pacjentami;
- zamykane pojemniki transportowe na próbki – materiał biologiczny;
- drabinki z poręczą i wentylacja archiwum – upadek z drabinki, pył archiwalny;
- oznakowanie mokrych posadzek i wyznaczone ciągi komunikacyjne – upadek na tym samym poziomie, uderzenie przez przedmioty;
- okresowe przeglądy urządzeń elektrycznych – porażenie prądem.
Środki organizacyjne
- procedury higieny rąk i postępowania z materiałem biologicznym – materiał biologiczny, infekcje od pacjentów, środki dezynfekcyjne;
- szczepienia ochronne zalecane przez lekarza medycyny pracy – infekcje od pacjentów, materiał biologiczny;
- procedura postępowania z agresywnym pacjentem i wsparcie ochrony – kontakt z pacjentami;
- weryfikacja dokumentów przez lekarza przed podpisem – odpowiedzialność;
- przerwy w pracy przy monitorze i podział zadań w zespole – praca przy monitorze, presja czasu, pozycja siedząca.
Czynniki szkodliwe i uciążliwe do skierowania na badania lekarskie
Poniższy wykaz ułatwia wypełnienie skierowania na badania profilaktyczne dla sekretarki medycznej.
- czynniki fizyczne – brak czynników szkodliwych w rozumieniu pomiarów środowiska pracy;
- czynniki chemiczne – środki dezynfekcyjne (kontakt incydentalny);
- czynniki biologiczne – kontakt z pacjentami i możliwy kontakt z materiałem biologicznym (wirusy HBV, HCV, HIV, wirusy grypy) – jeżeli dotyczy;
- inne czynniki, w tym niebezpieczne – praca przy monitorze ekranowym powyżej 4 godzin dziennie, długotrwała pozycja siedząca, kontakt z pacjentem, praca zmianowa – jeżeli dotyczy.
Podobne stanowiska
Podstawa prawna
Klasyfikacja zawodów i specjalności została wprowadzona rozporządzeniem Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 21 października 2025 r. (Dz.U. z 2025 r. poz. 1534).